Mein digitales Toolset: Notion, Evernote und vielleicht bald RoamResearch

Mein Setup: Bullet Journal, Smartphone und Laptop

Mein Bullet Journal begleitet mich nun schon seit einigen Jahren, um genau zu sein seit 2015. In dieser Phase habe ich auch das erste Mal Bekanntschaft mit dem Weekview Kalender gemacht und dadurch meine Leidenschaft für handschriftliche Notizen entdeckt. Aber ich hatte schon damals zeitgleich ein Bullet Journal für meine Notizen. Seit einiger Zeit beschäftige ich mich aber nun mit der zentralen Frage, in der es ja bekanntlich in diesem Blog geht. Wie kriege ich die Inhalte aus dem Bullet Journal in die digitale Welt?

Denn eins ist klar. Neben vielen Vorteilen haben Notizbücher auch ganz klare Nachteile. Einerseits verankern sich die handschriftlichen Notizen besser im Gehirn, andererseits sind diese nicht so leicht wieder auffindbar. Der Suchprozess über den Index funktioniert nur, wenn dieser sehr gut gepflegt ist. Aber was passiert, wenn ich eine ganz bestimmte Notiz oder eine „Collection“ (Liste) einmal von unterwegs suche? Das „alte“ Bullet Journal, wo diese zu finden ist, habe ich zu diesen Zeitpunkten häufig nicht dabei. Aber immer in meiner Tasche ist mein Smartphone… Diese dient nicht nur als „Capturing“-Tool, um schnell ein paar Ideen zu notieren und dann ggf. später ins Bujo zu übertragen, sondern auch als riesiges Archiv!

Die Basis meines digitalen Gedächtnisses

Kommen wir aber zu meinem aktuellen Setup, das ich als mein Archiv, sprich mein Second Brain, benutze. Nach dem „Building a Second Brain“-Kurs von Tiago Forte (BASB) bin ich doch wieder „rückfällig“ geworden und zu Evernote zurückgekehrt, zumindest um die Prinzipien des Kurses zu verinnerlichen. Hier findest du meine 12 Learnings zum BASB-Kurs.

Ich hatte das kleine grüne Notiztool mit dem Elefanten jahrelang im Einsatz, bis ich dann auf die Idee gekommen bin, das eine Tool für alles zu suchen: das war in dem Fall Notion. Aber irgendwie war ich nicht ganz glücklich mit dieser Entscheidung. Denn es ist etwas auf der Strecke geblieben und manche Prozesse liefen nicht mehr so gewohnt! Früher habe ich in meinem Weekly-Review oder zumindest alle zwei Wochen meine Papierdokumente mit der Evernote-App über die Kamera digitalisiert. Das habe ich mit Notion alleine nie gemacht. Vielleicht liegt es daran, dass die App diese Funktionalität nicht unterstützt. Für mich ist es aber ein wichtiger Prozess in meinem Workflow. Denn die Inhalte stehen ziemlich schnell auf allen Endgeräten von Evernote zur Verfügung, zumindest wenn man den Premium-Account besitzt.

Keine Kamera-Unterstützung bei Notion

Ebenfalls unschlagbar ist die Möglichkeit, schnell seine Gedanken zu notieren und „on the go“ zu digitalisieren. Das geht mit Notion ebenfalls nicht, weil die App derzeit keine Offline-Funktionalität besitzt. Evernote hat zudem viele Schnittstellen zu allen möglichen Diensten, die über die Jahre ausgebaut wurden. Hier ist vor allem Readwise zu nennen. All das habe ich aber erst gelernt, nachdem ich meinen Toolwechsel vollzogen und in der täglichen Arbeit eingesetzt habe…

Es gab oder gibt aber auch große Nachteile, weshalb mich mein Weg zu Notion geführt hat. Denn in Evernote sind Daten schnell mal „verloren“ bzw. gehen in den Notizbüchern unter. Auch die visuelle Aufbereitung von einzelnen Seiten ist nicht wirklich ansprechend. Zudem kann ich keine Datenbanken erstellen und diese miteinander verknüpfen, um beispielsweise einen Redaktionsplan zu führen. Das könnte vielleicht über Vorlagen funktionieren, ist aber ziemlich umständlich.

Ich nutze ein „Tool-Stack“, eine Sammlung verschiedener Tools

Daher wurden mir schon zu Beginn des BASB von Tiago Forte die Augen geöffnet. Denn ein Second Brain besteht nicht nur aus einem einzigen Tool, sondern aus einem ganzen Tool-Stack. Das war mir vorher nie so bewusst und ich habe immer nach der einen einzigen Lösung gesucht… Und so habe ich zumindest vorerst Evernote wieder in mein Tool-Stack aufgenommen. Ich bin zufrieden, gerade was das schnelle Erfassen und Verarbeiten von Informationen betrifft. Warum sollte ich nicht die Vorteile der einzelnen Tools nutzen, um so mein individuelles Setup zu kreieren. Natürlich ist mir bewusst, dass ich dabei auch die Kosten im Blick halten muss und nicht jedem Trend nachlaufen sollte… 😉

Besonders erfolgreich und gewöhnt bin ich an eine gute Suchfunktion. Das kenne ich von den Google Produkten und nutze ich gerade bei Googlemail täglich. Notion hat in meinen Augen keine gute Suche und vor allem keine guten Suchergebnisse. Evernote hat hier große Vorteile und durchsucht in der Premium-Variante auch PDF- und Office-Dateien! Es gibt zudem eine Handschriftenerkennung, die meiner Meinung nach aber nicht wirklich gut funktioniert… Ich muss dazu sagen, ich habe nicht die unleserlichste Handschrift, dennoch funktioniert es nicht zuverlässig.

Ich habe verschiedene Zeitpunkte, wo ich meine handschriftlichen Notizen einscanne: Meistens passiert das am Ende des Tages, beim Weekly Review oder wenn ich abschließend meinen Monatsnotizen noch einmal Revue passieren lasse. Ein bestimmtes Schema habe ich dabei nicht. Gerne verwende ich aber ein Datum im Notiznamen, das Kürzel „Bujo“ und eine kurze Zusammenfassung. Hierbei kann man auch mit einem Bujo-„Tag“ in Evernote arbeiten, um die Notizen zu bündeln. Das macht die Auffindbarkeit etwas einfacher. Ich navigiere allerdings weniger über Ordner oder Notizbücher und nutze stattdessen lieber die volle Kraft der Suche.

Der grüne Elefant ist nicht totzukriegen

Viele Jahre habe ich nur mit einem Notizbuch gearbeitet, wo ich alles hineingeschoben habe. Das hat mir die Arbeit erleichtert, eine Entscheidung zu treffen, wo ich die Notiz zuordnen sollte. Doch schon seit langem stört mich die Tatsache, dass ich meine Notizen nicht miteinander verknüpfen kann. RoamResearch spukt deshalb immer mal wieder in meinem Kopf herum, weshalb ich gerade spontan meinen alten Test-Account reaktiviert habe und nun einen weiteren Monat absolviere. Mein Ziel ist es, meine „Morning-Pages“ in Roam zu erstellen und das Tool etwas besser kennen zu lernen (das mache ich nun seit zwei Monaten, mehr Infos zu meinen Morning Pages gibt es hier). Die Vorteile von Roam sind schnell erklärt: Ich werde damit einzelne Notizen, wenn ich z.B. ein Buch zusammenfasse, miteinander bidirektional verknüpfen. Ich bin gespannt, welche neuen Erkenntnisse sich dadurch ergeben. Ich folge damit jetzt einfach meiner Intuition und komme ins TUN. Wie Christian Bischoff so schön sagt, „raus aus dem Kopf, rein in den Körper.“

Fazit: Beschäftige dich mit deinen Tools und folge deiner Intuition

Je mehr ich mich mit meinem Setup beschäftige und auch darüber berichte, desto klarer werden mir selbst meine eigenen Prozesse. Wichtig ist, dass du das machst, was deinen eigenen Neigungen und Talenten entspricht. Es hilft nicht, dass du ein Bullet Journal führst, wenn du eigentlich gar keinen Bock auf handschriftliche Notizen hast und lieber komplett digital arbeitest. Wichtig ist, dass du deine Stärken ausspielst und die Tools benutzt, die sich für dich am besten anfühlen. Ich habe hier einen kurzen Einblick über meine aktuelle Tool-Landschaft gegeben und werde daraus ableitend sicherlich noch einige andere Tools und Prozesse vorstellen, die ich mir über die Zeit angeeignet habe. Zumindest bei mir ist das ein lebender Prozess, weil ich gerne Neues ausprobiere und meine eigenen Workflows damit verbessere.

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