Es klingt doch sooo einfach… Der Taskmanager, in dem Fall mein Todoist, meldet sich jeden Freitag mit einem wichtigen Termin zu Wort: dem Weekly Review. Doch irgendwie schaffe ich es immer wieder, meine Probleme damit zu haben. Aber wo liegt eigentlich die Ursache und was ist überhaupt ein Weekly Review?
Wo liegt der Ursprung des Weekly Review?
Ich lasse mich gerne eines Besseren belehren, aber den Ursprung hat das Weekly Review bei David Allen, dem berühmten Erfinder von Getting-Things-Done (GTD) und einem meiner Inspiratoren zum Thema Produktivität. David Allen schlägt vor, dass man am besten einmal in der Woche seinen Kopf leert und eine Checkliste abarbeitet. Dabei werden alle umherschwirrenden Gedanken in einem System, digital oder in Papierform, erfasst. Es handelt sich um einen sogenannten „Braindump“, bei dem tatsächlich alle Inhalte verarbeitet werden. Für David Allen ist dieser Prozess der „Master Key“ in seinem Produktivitäts-Setup.
Aber nicht nur ich, sondern vermutlich viele andere haben mit dem Review-Termin ein Problem! Es ist abhängig von der Stimmung und dem Stresslevel, denn es heißt vor allem eines: Entscheidungen zu treffen. Manchmal ist das gar nicht so einfach, weshalb Tiago Forte eine vereinfachte Vorgehensweise (max. 15-30 Minuten) für sein Weekly Review empfiehlt und in einem Blogbeitrag vorstellt. Im Grunde geht es um diese fünf Punkte, die Tiago Forte nacheinander abarbeitet, die Reihenfolge ist aber egal:
- E-Mails (Stichwort: Inbox zero)
- Kalender (2 Wochen zurück, 4 Wochen im Voraus)
- Desktop/Downloads-Ordner
- Notizen
- Tasks
Wie machen es Tiago Forte, Michael Linenberger und Carl Pullein?
Ich fasse einmal kurz in meinen eigenen Worten zusammen, wie Tiago Forte bei seinem Weekly-Review vorgeht. Denn im Moment habe ich eine Checkliste, die darauf aufbaut und eigentlich ganz gut funktioniert. Den Link findest du weiter unten!
Als Erstes geht Forte seine E-Mails durch und verarbeitet die entsprechenden Informationen in seinem „Tool-Stack“ (wie Kalender, Dateien, Tasks, etc.). Dabei trifft er schnelle Entscheidungen. Als Nächstes nimmt er sich seinen Kalender vor, prüft seine Termine der vergangenen zwei und der folgenden vier Wochen.
Welche Themen sind noch offen und landen z.B. im Taskmanager? Anschließend folgt der eigene Bildschirm-Desktop, der gerne mal mit Dateien vollgestopft wird. Gleiches gilt für den Downloads-Ordner, der bei vielen ein mystisches Dasein pflegt… Als nächstes folgt seine Inbox im eigenen Notiz-Tool. Als Letztes wird der Taskmanager komplett abgearbeitet. Wichtig ist, die nächsten wichtigen Tasks der einzelnen Projekte zu identifizieren!
Dass es aber auch anders gehen kann, zeigt z.B. Carl Pullein, ein Youtuber und Zeitmanagement-Experte, der viel kostenlosen Content anbietet. Mit seinem Task-Manager Todoist hat er ein System erarbeitet, dass ein tägliches Mini-Review durchführt (so nutze ich übrigens den Taskmanager Todoist). Somit kann die Zeit eines wöchentlichen Reviews deutlich verkürzt werden. Aber auch Michael Linenberger aus den USA hat ein eigenes System, die One-Minute-Todo-List oder darauf aufbauend sein Master-Your-Workday-Now. Mit dem Online-Tool Toodledo oder den Outlook-Aufgaben kann man sich eine selbst aktualisierende Todo-Liste aufsetzen. Dazu muss man nur ein paar Regeln beachten, damit die Liste nicht zu voll wird. Wer mehr erfahren möchte, kann sich sein kostenloses E-Book herunterladen und mit einer normalen Aufgabenliste auf Papier starten.
Ich selbst fand dieses System jahrelang genial, um meine anfallenden Aufgaben zu priorisieren und zu verwalten. Aber ich war nie wirklich ein Freund von Outlook Tasks und auch das Tool „Toodledo“ hat seine beste Zeit hinter sich… Für mich gab es zudem immer Probleme, meine Projekte in dieses Setup zu integrieren. Dennoch stelle ich gerne meine Mindmap zu dem Buch zur Verfügung, denn gerade für die vielen Tasks, die täglich so einfliegen, ist es ein gutes System, wenn man sich an die einfachen Regeln hält.
Meine Vorgehensweise mit meinem Bullet Journal
Ich habe für mich eine Checkliste in Notion erarbeitet, basierend auf dem Setup von Tiago Forte. Diese lässt sich ganz einfach über meine „Homebase“ in Notion erreichen. Nach dem Abarbeiten meiner E-Mail-Inboxen erstelle ich ein wöchentliches Layout in meinem Bullet Journal. Für mich persönlich hat sich in den letzten Jahren ergeben, dass ich die wichtigsten Termine vorab notiere, um meinen Kopf zu befreien. Andere machen das sicherlich gerne nur in Online-Tools, ich bevorzuge nebenbei die Papier-Variante. Natürlich habe ich die wichtigsten Termine in meinem Google-Kalender und meinem Outlook-Kalender gespeichert.
Zudem beantworte ich für mich diese wichtigen Fragen in meinem Bullet Journal, um zu reflektieren und ein paar Learnings mitzunehmen:
- Was hat mir Energie gegeben?
- Wer waren meine Energieräuber?
- Was lief gut?
- Welche Learnings hatte ich unter der Woche?
In Zukunft kann ich mir durchaus vorstellen, dass diese Antworten in meinen Zettelkasten migriert werden, dieser befindet sich aber noch mitten im Entstehungsprozess.
In relativ kurzer Zeit verarbeite ich meine Dateien. Auf dem Desktop lege ich nicht viele Dinge ab, dafür gerne im Downloads-Ordner. Das ist aber schnell gemacht, wobei mir mein PARA-Setup (mehr Infos zum PARA-Setup gibt es hier) eine große Hilfe ist.
Als Nächstes ist die Inbox meines Notiz-Tools an der Reihe. Das ist vor allem in Notion ein Prozess, der mich lange belastet hat. Vielleicht hatte ich das falsche Setup? Aber irgendwie hat es nicht funktioniert, die Notizen abzulegen. So habe ich durch den BASB-Kurs von Tiago Forte einen für mich selbst überraschenden Wechsel in meinem Tool-Stack vorgenommen. Vor allem für das Erfassen schneller Notizen habe ich meine Liebe zu Evernote wieder entdeckt. Denn gerade das Scannen mit der App habe ich für Dokumente oder handschriftliche Notizen in den letzten Monaten seit meinem Wechsel zu Notion arg vernachlässigt… Manchmal sollte man doch lieber die einfachen Tools (mehr Infos zu meinen Tools) benutzen, die man eh schon jahrelang verwendet hat. So bin ich mittlerweile auch wieder Premium-Nutzer bei Evernote. Notion ist weiter im Einsatz, allerdings für andere Aufgaben, wie z.B. das Teilen von Inhalten und zur Zusammenarbeit mit anderen.
Für mich habe ich vor allem im Home-Office festgestellt, dass ich sehr gut mit der Pomodoro-Technik klarkomme, weshalb ich zu Beginn meines Reviews den Timer starte.
Fazit
Ein richtige Gewohnheit habe ich aus meinem Weekly Review noch nicht gemacht, aber ich lerne und werde besser. Für mich ist es wichtig, mit kleinen und klar definierten Aufgaben zu starten. Hilfreich ist dabei meine Notion-Checkliste, die ich dir gerne zur Verfügung stelle. Manchmal nehme ich meinen Laptop oder mein Bullet Journal auch mit, um mein Review-Termin in meinem Lieblingscafé Pottschwarz durchzuführen. Ich kann nur sagen, so ein Ortswechsel hilft manchmal Wunder.
Womit kannst du gleich jetzt starten?
- Lade dir hier meine Checkliste in Notion runter
- Trage einen Review-Termin in deinem Kalender oder deinem Taskmanager ein
- Fange klein an und bearbeite die Checkliste nach deinen persönlichen Bedürfnissen. Starte noch diese Woche mit deinem Weekly-Review.
