Suchst du schon oder organisierst du noch?

Ich muss sagen, die Überschrift ist etwas widersprüchlich. Denn für eine gute Suche ist auch eine halbwegs vernünftige Ordnerstruktur hilfreich. So ist es zumindest in meinem Fall.

Ich habe in der Vergangenheit immer viel Wert auf eine gute Suchfunktion gelegt. Ich glaube es war Autor und Produktivitätsexperte Michael Linenberger, von dem ich den Tipp in einem seiner Bücher bekam, meine E-Mails nicht mehr in verschiedene Ordner einzusortieren. Das sei zu zeitaufwändig und bringt auch nicht wirklich viel. Gleiches habe ich dann in meinem Evernote-Account gemacht, in dem ich lange nur einen Archiv-Ordner genutzt habe. Die Suchfunktion der gängigen Tools wird immer besser, für Evernote hat dann aber im Zuge von „Building a Second Brain“ ein Umdenken stattgefunden, so dass ich meine Notizen nun nach PARA sortiere, was das genau ist, erfährst du ausführlich in diesem Blogbeitrag. Ein wichtiges Merkmal, um die relevanten Notizen zu finden, bleibt aber die Suche.

So suche ich in meinen Tools

Notizen / Evernote

Ich sortiere meine Notizen nach Projects Areas Ressources Archive ein. So habe ich zumindest eine Grundordnung. Für die meisten „Projekte“ verwende ich aber sowieso auch die Suchfunktion von Evernote. In anderen Tools wie Obsidian ist die Suche zwar nicht so gut wie beim „grünen Elefanten“, aber dafür stehen Verlinkungen zur Verfügung, die beim Auffinden von Notizen helfen.

Gmail/Outlook

Ich nutze tatsächlich keine Labels, wie sie ja bei Google-Mail genannt werden und archiviere jegliche Mail. Beruflich schaut es etwas anders aus, da verwende ich Outlook und habe 4-7 Ordner für einzelne Mails, die ich nicht in meiner Inbox haben möchte. Im Grunde verwende ich aber auch hier die gleiche Suchstrategie, anstatt meine Mails zu sortieren. Das würde mir einfach zu lange dauern, um einzelne Mails später wieder zu finden und erleichtert die Entscheidung, wo ich eine Mail ablegen soll…

Macbook

„CMD + Space“ ist meine beliebteste Tastenkombination, um die Spotlight-Suche aufzurufen. Damit starte ich nahezu jede App, denn die Symbolleiste mit verschiedenen Links habe ich im Standard ausgeblendet. Diese öffnet sich nur bei Mouseover…

Handy

Ich habe möglichst wenig Apps auf meinem Android-Gerät im sichtbaren Zugriff. Ich verwende den Nova Launcher, mit dem ich meine Seiten und Schnell-Zugriffe sehr individuell gestalten kann. In meinem  Dock befinden sich Apps, die ich täglich brauche: Stoppuhr/Timer, Telefon, Evernote, WhatsApp, Instapaper, Readwise, Todoist. Dazu habe ich auf meiner „Startseite“ noch eine Schnelleingabe-Möglichkeit für Evernote, Obsidian und Google Keep. Das war es dann aber, ein Screen siehst du anbei. Mit einem „Wisch“ nach oben öffne ich die Suche meiner Apps.

Chats (Whatsapp, Teams)

Wusstest du, dass du in WhatsApp-Chats mit deinen Freunden nach bestimmten Begriffen suchen kannst? Manchmal ist das ganz hilfreich, wenn man z.B. eine Einladung oder einen Terminvorschlag noch mal nachschauen möchte. Das gleiche gilt übrigens für Microsoft-Teams, auch wenn ich die Suche hier nicht so gelungen finde…

Google Fotos

Ich nutze den kostenlosen Service von Google, um meine Handy-Fotos in der Cloud zu sichern. Hierbei verwende ich nur selten Alben, wenn ich z.B. mit meiner Frau gemeinsame Urlaubsbilder teilen möchte. Dann erstellen wir gerne ein gemeinsames Album.

Desktop

Auf meinem Desktop lege ich nur temporär Dateien oder Links ab, die ich nahezu jeden Tag brauche. Auf der Arbeit ist es zum Beispiel meine Excel-Liste mit meinen Anwesenheitszeiten, die ich für mich persönlich tracke.

Gewisse „Ordner-Struktur“ notwendig

Wie weiter oben schon angesprochen, verwende ich derzeit das Ordnungssystem PARA für meine Notizen und meine Dateien in Google Drive. In Obsidian probiere ich mich gerade mit der ACCESS-Struktur von Nick Milo aus. Über diese Ordner lasse ich die Suche laufen und ich muss sagen, das funktioniert ziemlich gut. Ich werde immer besser, zumal ich die Struktur beruflich und privat verwende.

Was unterstützt mich bei einer guten Suche?

Ein Erfolgsfaktor für eine gute Suche ist eine einheitliche Benennung von Dateien oder Notizen. So benenne ich Projektnotizen häufig nach diesem Schema: „Projekt xy | Thema xy – TT/MM/JJJJ“

Ich nenne erst das Projekt, dann das Thema. Hinzu nehme ich ein Datum für tagesrelevante Notizen wie z.B. Meetings. Durch die gleiche Benennung lassen sich auch schön Indexe oder Maps of Content aufbauen. Ich muss aber dazu sagen, dass es in Obsidian deutlich einfacher ist, diese Dateien im Nachhinein umzubenennen. Das macht in Evernote wenig Spaß… Aber vielleicht wird das Tool ja noch flexibler, was die Benennung und die entsprechende Verlinkung betrifft.

Wichtig ist vor allem für den eigenen Kopf, die gleiche Struktur auf allen Endgeräten und in meinen Cloud-Diensten zu nutzen. Das vereinfach die „Ablage“ von Notizen und das Wiederfinden durch eine Suchfunktion. In Obsidian mag ich einfach die schnelle Suche über einen Shortcut.

Fazit

Ich habe dir vorgestellt, wie ich in meinen verschiedenen Tools die Suchfunktion nutze. Zum richtigen Auffinden ist es jedoch ratsam, auch eine einheitliche Ablagestruktur und Benennung einzusetzen. So spielen beide Themenbereiche zusammen. Ein Outliner-Tool wie RoamResearch hat für mich deswegen nicht funktioniert, weil mir einfach eine Hierarchieebene gefehlt hat. In Obsidian ist das einfacher, weil ich meinen eigenen „Vault“ strukturieren und Ordner anlegen kann. So funktioniert einfach mein „Kopf“.

Womit kannst du gleich jetzt starten? 3 Tipps auf die ✋!

1. Nutze die PARA-Struktur, um deine Informationen überall gleich zu strukturieren.
2. Überlege dir ein Schema, um deine Notizen gleich zu benennen
3. Wähle Tools mit einer guten Suchfunktion aus und vertraue auf das Ergebnis.