6 Checklisten, die meine Wissensverwaltung deutlich vereinfachen

Ich habe einige Checklisten im Einsatz und es werden immer mehr. Wenn eine Aufgabe wiederholt anfällt, erstelle ich mir eine Liste mit den entsprechenden Aufgaben. Diese ist dann in meinen Projekten zu finden oder taucht magisch von alleine mit dem entsprechenden Task in meiner täglichen Übersicht auf.

Was ist eine Checkliste?

Eine Checkliste ist eine Notiz mit mehreren Aufgaben, die nacheinander abgearbeitet werden. Besonders hilfreich sind diese für standardisierte Aufgaben, die immer wieder anfallen. Häufig kennt man diese Kontrolllisten z.B. aus dem Alltag eines Piloten, die vor dem Start verschiedene Systeme nach dem gleichen Muster überprüfen.

Ich habe in meinem „Second Brain“ einige Checklisten gespeichert. Damit meine ich vor allem einfache Tätigkeiten, die ich regelmäßig durchführe und wo es Sinn macht, eine Checkliste in einer Notiz zu erstellen. Es gibt noch ein weiteres Synonym dafür, die SOP (Standing Operation Procedure). Diese kommen in der Berufswelt häufig vor. Auf Radreads.co gibt es einen ausführlichen Artikel dazu, warum es Sinn macht, alles aufzuschreiben, was man zum dritten Mal macht.

Das ist wichtig

Ich mache es mir ganz einfach und erstelle zuerst einen Braindump mit den Aufgaben, die für eine bestimmte Tätigkeit zu erledigen sind. Die Reihenfolge kann ich dann beliebig verändern. Wichtig ist, dass es sich meistens nur lohnt, eine Checkliste zu erstellen, wenn diese auch wiederverwendbar ist. Ich mache es z.B. für meinen Wochenrückblick, den ich hier bereits näher vorgestellt habe. In meinem Taskmanager Todoist habe ich somit jeden Freitag und Sonntag eine Aufgabe mit dem Link zur Checkliste. So kann ich diese direkt aufrufen. Es macht auch Sinn, alle Checklisten mit einem „Tag“ zu markieren, um das Auffinden zu vereinfachen.

Diese 6 Checklisten haben ich dauerhaft im Einsatz

  1. Weekly Review: Das ist mit Abstand meine wichtigste Checkliste. Ich pflege diese in meinem Notiztool und verlinke aus diesen Aufgaben direkt in meine verschiedenen Tools. Ich mache meinen beruflichen Review jeden Freitag und privat meistens am Sonntag.
  2. Monthly Review (inkl. Finanzen): Ich habe eine Checkliste für meine monatlichen Aufgaben, diese habe ich noch in Notion, weil es ein altes Relikt ist. Aber zukünftig werde ich diese umziehen und dringend aktualisieren. Dabei geht es vor allem um meine Finanzen, die ich einmal im Monat prüfe. Aber es gehören auch ein paar weitere Routine-Aufgaben dazu.
  3. Start in den Tag: Mit jedem Browser-Start am Morgen öffnet sich eine kurze Todo-Liste, wie ich in den Tag starten möchte. Häufig überspringe ich diese mittlerweile, dennoch öffnet sich diese automatisch.
  4. Packlisten für den Urlaub: Ich habe verschiedene Packlisten für meine Urlaube, sei es in den Bergen, am Strand oder generell in einer Ferienwohnung zu allen möglichen Jahreszeiten.
  5. Buchzusammenfassungen: Ich möchte möglichst viele Inhalte, die mich inspiriert haben, weiterhin im Blick haben. Dafür habe ich eine kleine Checkliste erstellt, was alles für mich zu tun ist, wenn ich ein neues Buch auswähle.
  6. Projekt-Erledigungs-Liste: In „Building a Second Brain“ habe ich gelernt, dass es wichtig ist, eine Checkliste parat zu haben, die sich auf den Fall für erledigte Projekte spezialisiert. Diese ist kurz und bündig, aber ich speichere z.B. alle meine „Erfolge“ in einer einzigen Notiz und archiviere dann meine Notizen.

Fazit: schneller Zugriff und ständige Veränderung

Ich arbeite sehr gerne mit Checklisten. Manche davon ergeben sich aus meinen Projekten. Kann ich diese für andere Themen nutzen, weise ich diese dem Tag „Checkliste“ zu. Für mich ist wichtig, dass ich meine Checklisten schnell im Zugriff habe und weiß, wo diese gespeichert sind. Mit einer Verlinkung in meinem Taskmanager kann ich diese schnell aufrufen. Die einzelnen Checklisten sind nicht in „Stein gemeißelt“ und verändern sich. Denn auch ich befinde mich ja immer mitten in einem Lernprozess.

3 Tipps auf die Hand

  1. Erstelle gleich jetzt deine erste Checkliste für deinen Weekly Review.
  2. Kopiere den Link zu deiner Checkliste und verlinke diesen mit dem entsprechenden Task in deinem Taskmanager.
  3. Freue dich auf deine nächsten Review-Termin und überprüfe, ob die Tasks tatsächlich anfallen. Justieren ggf. deine erste Checkliste und lasse diese immer besser werden.

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