Mein PARA-Setup

Was wäre das für ein schönes Gefühl, wenn du immer wüsstest, wie du jegliche Informationen und insbesondere deine Notizen (handgeschrieben oder digital) ablegen sollst? Es würde dir das Leben ungemein vereinfachen, deinen Geist beruhigen und dir Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens verschaffen. Du glaubst nicht, dass es funktioniert? Dann schau dir mal das PARA-System von Tiago Forte an!

Was ist PARA?

PARA ist die Organisationsstruktur, die Tiago Forte in Building a Second Brain (hier meine 12 Learnings) auf verschiedenen Endgeräten einsetzt, um digitale Informationen immer nach dem gleichen Schema abzulegen. Seien es Informationen, Notizen, Grafiken, Videos oder Dateien, alles hat seinen festen Platz und kann anhand von vier Kategorien bzw. „Buckets“ kategorisiert werden.

PARA steht dabei für:

• Projekte
• Areas
• Ressourcen
• Archiv

Ausführliche Informationen gibt es vom „Erfinder“ Tiago Forte in seinem ausführlichen Blogbeitrag, den Link findest am Ende des Artikels. Für meine Notizen bin ich nach dem Kurs (s.o.) erst einmal wieder mit Evernote gestartet, obwohl ich kurz vorher eigentlich einen Umzug zu Notion (über den ich hier ausführlich berichtet habe) gemacht habe. Für mich war es aber wichtig, alle Prozesse rund um mein Second Brain zu automatisieren und das einfache Erfassen von Inhalten zu gewährleisten. Es war oder ist auch ein „Akt der Gewöhnung.“

Die Suche ist dabei das wichtigste Tool, um schnell die gewünschten Inhalte zu finden.
Ich gehe noch einmal näher darauf ein, was es für Unterscheidungsmerkmale beim PARA-Setup gibt.

Erklärung Projekte, Areas, Ressourcen & Archiv

• Projekte beinhalten Aufgaben und Notizen, die zeitlich befristet sind. Eine Liste der eigenen Projekte soll einen beflügeln und Energie geben. Außerdem ist es sinnvoll, die aktuelle Arbeitslast sichtbar zu machen, damit das Unterbewusstsein bei der Erledigung mithelfen kann. Tiago Forte sagt, dass er kein Projekt beginnt, dass nicht schon zu 80% fertig in seinem Second Brain ist…
• Areas sind Lebensbereiche ohne ein bestimmtes Enddatum. Darunter fallen solche Themen wie Gesundheit, Beziehung, Familie oder der eigene Blog.
• Ressourcen beinhaltet alle möglichen Themen und Informationen, die ich recherchiere und die im Moment keine Handlung für mich voraussetzen. Die Abgrenzung zu den Areas findet statt, in dem diese Inhalte ohne Probleme ausgetauscht bzw. anderen Personen gezeigt werden können. Bei Areas ist das eher nicht der Fall, weil diese mehr private und persönliche Inhalte enthalten.
• Archiv: Hier landen alle Informationen, die aktuell keine Relevanz mehr haben, aber ggf. zu einem späteren Zeitpunkt noch benötigt werden.

Wichtig: Mit PARA wird über verschiedene Endgeräte und Tools die gleichen Struktur geschaffen, um den eigenen Kopf zu beruhigen und immer die gleichen Ablageorte zu nutzen. Die Projektliste sollte stets vollständig sein, auch wenn ich mich selbst damit schwer tue…

PARA in der Realität

Das Ziel ist es, bewusster Informationen abzuspeichern, um diese später weiter zu verarbeiten und Inhalte mit Mehrwert zu liefern. Hierbei soll die „immer“ gleiche Struktur für Ordnung sorgen, damit die „Regeln“ auch eingehalten werden. Was mir aber aufgefallen ist, gerade meine „Ressourcen“ sind nicht auf allen Endgeräten gleich, zu unterschiedlich sind z.B. die Themen, die ich in Evernote, Todoist und meinem MacBook (Google Drive) speichere.

In Evernote halte ich mich an die klassische PARA-Struktur. Neue Notizen landen zwar erst mal in einer Inbox, aber spätestens bei meinem wöchentlichen Review verschiebe ich die Notizen dann und schaffe so wieder Ordnung.

Auf meinem MacBook habe ich ebenfalls die klassische PARA-Struktur, die direkt mit Google Drive synchronisiert. Es gibt lediglich einen zweiten lokalen Archiv-Ordner, den ich manuell sichern muss, weil die Dateien zu groß sind. Da bei Google kostenlos nur 15 GB Speicher zur Verfügung stehen, macht es an der Stelle wenig Sinn, diese damit aufzubrauchen. Das Schöne ist aber, dass ich meine Daten in der Cloud ablege und Zugriff von überall darauf habe.

Mein PARA-Setup

In meinen Tools nutze ich nicht überall die volle PARA-Struktur, sondern einfach auch nur Teilbereiche, s. Auflistung.

• Evernote (PARA)
• File-System MacBook & Arbeit (PARA) & Google Drive (PARA)
• Roam-Research / Obsidian (PA)
• Todoist (P)

Im Zuge des Artikels habe ich auch tatsächlich noch mal über mein eigenes PARA-Setup nachgedacht und für mich vereinfacht. So kann es gehen, wenn man in den letzten Wochen nicht ganz so viel Wert darauf gelegt hat.

Es gibt aber auch Teilbereiche, wo ich PARA überhaupt nicht anwende, so z.B. bei meinen Bookmarks im Chrome-Browser und Dateien auf meinem Handy.

Wie mich mein PARA-Setup mit meinem Bullet Journal unterstützt?

In meinem Bullet Journal setze ich lediglich das „P“ für Projekte ein, mehr Infos rund ums Bullet Journaling gibt es hier Minimalistisches Bullet Journal für Männer oder Keine Ausreden: Jetzt mit Bullet Journal starten (eine Anleitung). Auf meiner Wochenübersicht liste ich im Moment meine aktuellen Projekte auf. So habe ich auch die Möglichkeit, diesen kleinen Post-It mit auf die Tagesübersicht zu übernehmen. Damit habe ich meine Projekte immer auf einen Blick.

Ich habe einfach Schwierigkeiten, eigene „Collections“ oder „Listen“ für meine Projekte in meinem Bujo anzulegen. Es ist mir einfach zu viel Aufwand und ich habe festgestellt, dass ich diese Struktur nicht nutze. Denn bei diesem Workflow wäre es wichtig, dass ich die „Projektlisten“ regelmäßig reviewe. Ich nutze stattdessen lieber eine Liste meiner Aufgaben in Evernote oder Todoist. Aber den heiligen Gral habe ich an dieser Stelle noch nicht gefunden. Vielleicht habe ich auch einfach zu viele Stellen, wo eine Projektliste mit Aufgaben liegen könnte…

Was passiert mit den Notizen aus meinem Bullet Journal?

Ich nutze mein Bullet Journal vorwiegend für den Arbeitsalltag und schreibe mir meine wichtigsten Todos für den Tag auf. Todoist ist dabei ein Anker, wo viele regelmäßige Routine-Aufgaben gespeichert sind.

Für meine Tagesplanung hilft es mir, „Todoist“ und das „Bujo“ synchron zu halten. Todoist kann ich vor allem für das Abarbeiten meiner E-Mails nutzen oder über eine schnelle Tastenkombination Aufgaben speichern, so dass diese in der Inbox landen.
Außerdem setze ich mein Bullet Journal für den „Adlerblick“ auf meine Monats- sowie Quartalsplanung ein.

Zwischendurch mache ich Mindmaps mit Buchzusammenfassungen oder kleinere Brainstormings. Diese scanne ich dann zeitnah ein, um sie in meinen „Areas“ bzw. „Ressourcen“ zu digitalisieren. Mit Evernote hat man zudem den Vorteil, dass die Handschrift ausgelesen werden kann. Nur bei mir klappt das leider nie. Und ich versuche echt ordentlich zu schreiben… 😉

Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Text ein paar wichtige Erklärungen und Inspirationen zu deinem PARA-Setup geben konnte. Ich freue mich auf deine Anmerkungen in den Kommentaren oder vielleicht sogar eine Newsletter-Anmeldung. ?

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Wenn du ein Mensch bist, lasse das Feld leer:

3 Tipps auf die ✋, um direkt ins Handeln zu kommen

1. Nimm dir 15 Minuten Zeit und lies dir diesen Blogbeitrag von Tiago Forte durch: https://fortelabs.co/blog/para/
2. Fang an und schaffe dir auf deinem PC oder Notebook eine erste Hierarchie aus Projekten, Areas, Ressourcen und einem Archiv.
3. Mache dir bewusst, welche Projekte gerade in deinem Kopf sind und schreibe diese in dein Bullet Journal oder eine Notiz-App deiner Wahl auf.