So manage ich meine Projekte

So manage ich meine-Projekte

Ein alltägliches Notiztool wie Evernote reicht aus, um meine großen und kleinen Projekte zu managen und alle wichtigen Informationen im Blick zu haben. Außerdem benötige ich einen Taskmanager und mein Bullet Journal.

Meine Tools

Über meine aktuellen Tools habe ich schon ausreichend berichtet. So viel sei gesagt, ich verwalte gerne meine Aufgaben in einem Tool. Dabei habe ich mich stark mit Todoist angefreundet, weil es so simpel und einfach zu bedienen ist. Beruflich habe ich Asana im Einsatz, weil mein Team damit arbeitet. Ich hatte allerdings lange das Problem, dass ich somit nicht nur ein einziges Tool für meine Aufgaben hatte, wo ich dann meinen Tag priorisieren konnte. Das habe ich nun über einen Umweg geschafft, mehr im Abschnitt zur Automatisierung.

Meine wichtigsten täglichen Aufgaben schreibe ich übrigens zusammen mit meinen Terminen in meinem Bullet Journal auf. Damit bleiben diese wie von Geisterhand im Kopf gespeichert und lassen sich hervorragend abarbeiten.

Für den großen Überblick aus der Adler-Perspektive verwende ich Evernote, weil ich hier meine wichtigsten Notizen erfasse. Auch aus meinem Bullet Journal landen handschriftliche Informationen über die entsprechende App schnell in meinem Online-Tool.

Meine aktuellen Workflows

In Evernote habe ich zwei „Notizbuch-Stacks“ für meine Projekte. Hierbei unterscheide ich zwischen privaten und beruflichen Projekten, um diese nicht immer alle sichtbar zu haben. Schnelle Notizen landen erst mal in der Inbox und ggf. in meiner Notizübersicht für die Arbeitswoche.

In jedem Projekt habe ich eine Notiz mit verschiedenen Aufgaben, um meine nächsten Todos zu bestimmen. Lange hatte ich so das Problem, einen weiteren Ort zu schaffen, wo Aufgaben lagern anstatt diese an einem Platz zu bündeln.

Meine verschiedenen Notizbücher in Evernote

Dieses Problem habe ich über den Webdienst Pleexy gelöst. Alle Aufgaben aus bestimmten Evernote-Notizen, die ich mit dem Tag „Projekt“ versehen habe, landen automatisch in Todoist. Auch meine beruflichen Aufgaben aus Asana werden automatisch mit meinem Taskmanager synchronisiert. Ich habe dadurch die Möglichkeiten, verschiedene Prioritäten zu vergeben, die ich abarbeiten kann. Das war lange nicht machbar und echt ein Problem.

Am Morgen starte ich mit einem kurzen Check meiner Inboxen und erstelle meine Prioritäten. Meistens habe ich 2-3 wichtigste Aufgaben, die ich zuerst angehen will. Das gelingt mir nicht immer gleich gut… Häufig starte ich auch mit 1-2 „einfachen“ Aufgaben, die erst mal schnell gehen und vielleicht nur zu meinen Routinen gehören. Aber dadurch kann ich einen Task abhaken, was zumindest bei mir immer ein gutes Gefühl hinterlässt…

Die wichtigsten Aufgaben und Termine schreibe ich per Hand in mein Bullet Journal, das immer neben meiner Tastatur liegt. Das ist auch der einzige (!) Ort für diese manuellen Notizen.

Jeden Tag checke ich kurz meine aktiven Projekte und überlege, welche Aufgabe diese nach vorne bringen kann. In meinem „Weekly Review“, worüber ich hier ausführlich berichte, gehe ich alle Projekte durch und checke, welches ggf. erledigt ist. Ich führe eine sogenannte Erfolgsliste, wo ich für jeden Monat einen Eintrag habe und einfach die erledigten Projekte aufliste. So habe ich eine schöne Liste, die ich zu jeder Gelegenheit zum Review nutzen kann.

Wichtige Meilensteine halte ich aber auch handschriftlich in meinem Future-/Review-Log in meinem Bullet Journal fest.

Automatisierung mit verschiedenen Anbietern

Das zentrale Tool für meine Automatisierung ist das angesprochene Pleexy, das mich 4€ im Monat kostet. Es löst bei mir das Problem, dass ich nicht mehr nur alle Aufgaben an verschiedenen Orten gespeichert habe…

Ebenfalls hilfreich sind die beiden Tools „IFTTT“ und „Zapier“, die ich zum Review oder meine Wochenplanung einsetze. Denn an jedem Montag erzeugt mir IFTTT z.B. eine neue Notiz in meiner Inbox, damit ich meine Woche kurz planen kann.

Über IFTTT erstelle ich automatisch jeden Montag um 7 Uhr eine Wochen-Notiz

Verlinkungen in Evernote

In der Wochenübersicht übertrage ich ebenfalls grob meine Arbeitstermine und verlinke einzelne Notizen, die ich z.B. in Meetings erstelle, um diese einem Projekt zuzuordnen. So kann ich diese schnell auffindbar machen und sehe am Ende der Woche, was ich alles geschafft und vor allem besprochen habe.

Gerne nutze ich auch Links zu Notizen in meinem Taskmanager, um diese schnell griffbereit zu haben. So ist in meiner Aufgabe zum Weekly Review direkt meine Checkliste mit Aufgaben verlinkt. Dadurch erspare ich mir ein paar Klicks. Das klappt ganz gut, wenn man sich einmal daran gewöhnt hat.

Fazit

Ich habe für jedes Projekt ein Notizbuch. Dort halte ich alles fest, was für mich eine Bedeutung hat. Häufig ist es eine Notiz, manchmal ein Screenshot einer Kommunikation in Microsoft Teams oder PDF-Dokumente. Durch die ziemlich einfache PARA-Struktur und die Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Projekten habe ich eine klare Trennung. Ich muss aber ganz ehrlich dazu sagen, dass ich einen Job ausübe, der mir Spaß macht und der meinen Interessen entspricht. Privat bin ich genauso im Bereich Marketing & Projektmanagement unterwegs wie in meinem Job…

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