Ganz am Anfang meines Berufslebens habe ich immer aus meinem Posteingang gearbeitet und war dabei regelmäßig gestresst.
Denn durch die vielen E-Mails war ich getrieben von anderen, die etwas von mir wollten. Ich habe nicht mehr selbstgestimmt gearbeitet und meine Ziele verfolgt. Stattdessen habe ich reagiert und nicht mehr agiert, was mich ordentlich gestrest hat.
Dann bin ich durch mehrere Bücher und Artikel auf die Methode „Inbox zero“ gestoßen, die mein Leben verändert hat.
Seitdem ich zumindest einmal wöchentlich meine komplette Inbox leere und meine Aufgaben in meine Aufgabenliste übertrage, kann ich viel beruhigter arbeiten. Ich verfolge nun meine Ziele und kann gleichzeitig wichtige und dringende Anfragen priorisiert abarbeiten.
Hacks für den Alltag:
#1: Mails im Batch abarbeiten
Als Selbständiger ist es vielleicht möglich, nur 2 Mal am Tag seine Mails abzuarbeiten. Aber ich als Projektmanager muss häufiger meine Mails prüfen. Dennoch versuche ich am Tagesende alle Aufgaben in meine Listen zu transferieren.
#2: Mails nicht zwei Mal lesen
Häufig landen Mails im Posteingang und werden direkt gelesen. Mach es zur Regel und lies jede Mail nur einmal.
#3: Aufgaben auf Liste übertragen
Die Aufgaben, die es verdient haben, abgearbeitet zu werden, landen auf einer Aufgabenliste. Dort können nach dem Eisenhower-Prinzip die eigenen Aufgaben priorisiert werden.
#4: Nutze nur einen Archiv-Ordner
Verschiebe alle Mails in einen einzigen Ordner. So musst du weniger Entscheidungen treffen und kannst jede Mail über die Suchfunktion finden. Das kannst du auch initial machen, um direkt mit einem leeren Posteingang zu beginnen!
#5: Benachrichtigungen deaktivieren
Als Erste sollten alle Benachrichtigungen des Posteingangs deaktiviert werden, um den Fokus zu behalten. Die Ablenkungen werden dadurch echt weniger.
Für mich ist das Prinzip der Inbox-Zero ein absoluter Game-Changer in meinem täglichen Workflow.
