In meinem Alltag nutze ich nur ein einziges Notizbuch oder besser Bullet Journal – für alles. Ich habe mehrfach versucht, getrennte Systeme für Berufliches und Privates zu pflegen, aber am Ende bin ich immer wieder zu einem zentralen Ort zurückgekehrt. Für mich funktioniert eine klare Struktur mit einem Werkzeug besser als viele parallele Systeme.
Gerade beruflich stellt sich für mich aktuell die Frage: Wie gelingt eine sinnvolle und zentrale Aufgabenverwaltung im Job, ohne sich zu verzetteln?
Zwischen Teams, Asana und privaten Tools – die Herausforderung der digitalen Arbeitsorganisation
In meinem Arbeitsumfeld laufen nahezu alle Besprechungen über Microsoft Teams. Zusätzlich setzen wir für viele Projekte auf Asana. Und dann gibt es noch meine privaten Tools – wie meinen Taskmanager für den Alltag oder mein Bullet Journal, das ich zur groben Planung nutze.
Das Ergebnis: zu viele Orte für Aufgaben und Notizen. Genau hier möchte ich ansetzen. Mein Ziel ist eine digitale Arbeitsorganisation, bei der ich alles zentral erfassen und einfach verwalten kann – möglichst ohne Reibungsverluste.
Mein neuer Plan: Zentrale Aufgabenverwaltung mit Microsoft-Tools
Die „Microsoft-Welt“ bietet einige Werkzeuge, die genau dafür gedacht sind:
- Microsoft To Do für persönliche und zugewiesene Aufgaben
- Microsoft Planner für Projektübersichten und Teamarbeit
- OneNote für strukturierte Notizen
Ich überlege daher, ein Setup aufzubauen, das genau diese drei Tools miteinander kombiniert. Eine zentrale Aufgabenverwaltung mit Microsoft könnte viele aktuelle Herausforderungen lösen – vor allem, weil diese Tools durch unsere IT bereits freigegeben und mit Outlook und Teams integriert sind. Dann müsste ich nicht mehr auf Todoist setzen, den Taskmanager, den ich eigentlich favorisiere…
Warum ich mich gegen mehrere Notizbücher entschieden habe
Auch wenn es verlockend klingt, für jede Rolle ein eigenes digitales Notizbuch zu haben: In der Praxis ist das für mich nicht nachhaltig. Ich schreibe gar nicht so viele separate Notizen, dass sich dieser Aufwand lohnt. In meiner Wochenübersicht in Obsidian dokumentiere ich ohnehin alles Wichtige.
Für viele wäre es jedoch sinnvoll, sich OneNote intensiver anzusehen. Denn Notizen organisieren mit OneNote funktioniert gut, wenn man damit klare Kategorien und Abschnitte pflegt – vor allem im Team oder bei der Zusammenarbeit über längere Zeiträume hinweg. Aber bisher habe ich noch keinen Draht zu diesem Tool gefunden.
Der Microsoft To Do Workflow – Potenzial für Alltag & Beruf
Was ich besonders spannend finde: Mit Microsoft To Do lassen sich Aufgaben aus E-Mails direkt übernehmen. Ich markiere relevante Nachrichten in Outlook – und finde sie später automatisch als To Do wieder. Auch Besprechungsaufgaben aus Teams können integriert werden, wenn man diese direkt einer bestimmten Person „zuweist“.
Ich bin überzeugt, dass ein strukturierter Microsoft To Do Workflow im Arbeitsalltag viel Klarheit schaffen kann – vor allem, wenn man sich regelmäßig eine Übersicht über alle offenen Aufgaben verschafft.
Microsoft Planner für Teamarbeit
Wenn es um Projekte oder gemeinsame Aufgaben geht, bietet Microsoft Planner eine solide Basis. Die visuelle Darstellung mit Aufgabenbrettern, Fortschrittsanzeige und Deadlines hilft, fokussiert zu bleiben – besonders im Team.
Ich sehe darin echtes Potenzial für meine berufliche Organisation, auch wenn ich noch dabei bin, die beste Kombination für mich zu finden. Vielleicht muss ich den Microsoft Planner noch stärker in meinen täglichen Ablauf einbauen, um die volle Produktivität mit Microsoft Planner auszuschöpfen. Ich denke zudem, dass es schwierig werden könnte, Asana als externes Tool in diesen Workflow zu integrieren, denn dafür bräuchte ich wieder eine Freigabe der IT…
Mein Fazit: Weniger Tools, klarere Workflows
Ich werde in den nächsten Wochen testen, wie sich diese Microsoft-Tools in meinen Alltag integrieren lassen. Outlook und Teams sind ohnehin gesetzt. Microsoft To Do, Planner und OneNote könnten sich als stabiles Trio für meine digitale Arbeitsorganisation etablieren.
Mein Bullet Journal bleibt weiterhin meine analoge Ergänzung – zum schnellen Festhalten von Gedanken, zur Reflexion und zur Tagesplanung.
Ebenfalls interessant könnte dieser Artikel sein: To-do-Listen mit System: Mein Mix aus Bullet Journal & digitalen Tools. Schau einfach mal rein.
