Den ersten Artikel zum Tool Notion habe ich geschrieben, jetzt geht es daran, meine Einträge in Evernote auf ein Minimum zu reduzieren und ggf. komplett zu Notion und Google Drive zu migrieren. Ich würde dich gerne teilhaben lassen an einem laufenden Projekt und starte deshalb einfach etwas Hintergrundwissen und meiner geplanten Vorgehensweise.
Wie ist meine Ausgangslage?
Derzeit verwalte ich seit mehreren Jahren meine Dokumente und Notizen in Evernote. Das Tool war oder ist ziemlich genial, um schnell Notizen zu machen oder meine schriftlichen Dokumente zu digitalisieren. Dadurch haben sich in den letzten sieben Jahren (!), solange besteht mein Premium-Account, über 2.000 einzelne Notizen angesammelt. Unschlagbar war bisher die Suchfunktion, der Webclipper und die integrierte Scanfunktion, um mit dem Smartphone Dokumente ad hoc zu digitalisieren und mit einer Texterkennung zu versehen.
Aber Notion, über meine ersten Erfahrungen habe ich hier berichtet, hat in diesen Belangen aufgeholt und ich habe mich schon immer gefragt, ob es langfristig so viel Sinn macht, seine Dokumente in einem Tool zu digitalisieren anstatt sich vom Tool unabhängig zu machen.
Meine 3 Gründe für einen Wechsel zu Notion
- Alles in einem Tool (Tasks, Notizen & meine Notizbücher)
- Stillstand Weiterentwicklung bei Evernote / Aufbereitung der Notizen nicht wirklich „schön“
- Wiederauffindbarkeit wichtiger Gedanken
Aufbau meines Evernote Kontos
Ganz nach Michael Hyatt und den Prinzipien von Michael Linenberger habe ich mich an eine ziemlich einfache Struktur in meinem Evernote-Account gehalten, um möglichst wenig Zeit mit der Verarbeitung meiner Dokumente und Notizen zu verbringen.
So habe ich lediglich zwei Notizbücher im Einsatz:
- Inbox
- Processed
In meiner Inbox landen alle Dokumente, die ich unter der Woche erstelle. Dazu gehören Notizen, Bilder, Sprachnachrichten usw. Aber auch Notizen, die automatisch durch meinen Google Kalender in Verbindung mit dem Tool ifttt.com erstellt werden. Somit habe ich eine Erinnerung, ob ich meinen Termin digitalisieren möchte. Gerade für Arzttermine oder Seminare ergibt das für mich einen großen Mehrwert.
Die Anzahl meiner Schlagwörter hält sich in Grenzen, insgesamt habe ich knapp 40 Stück im Einsatz. Ich kann sagen, die Notizen, die mit einem Schlagwort versehen sind, haben für mich größtenteils noch eine Bedeutung. Notizen mit dem Webclipper fallen eher nicht darunter…
In einem ersten Schritt gilt es diese große Anzahl an Notizen erst einmal zu sichten und ggf. schon mal vorab zu klären, ob eine Notiz noch Sinn macht oder nicht. Das würde die Ausgangslage enorm erleichtern, wenn in der Folge der Transfer zu Notion erfolgen soll. Für die reine Datenablage habe ich mich dazu entschieden, meine Dokumente in Google Drive zu sichern. Das macht diese unabhängig von einem Tool, außerdem kann ich bei der Suche nach verschiedenen Schlagworten auf die Kompetenz von Google setzen und das völlig kostenlos, natürlich nur im Austausch meiner Daten… Aber wenn ich so denken würde, dürfte ich auch keinen Googlemail-Account nutzen! Für mich steht eher die Nutzerfreundlichkeit im Fokus.
Fazit: Zeitplanung des „Projekts“
Grob halte ich fest, dass mein Wechsel zu Notion in den nächsten drei Wochen erfolgen soll, da mein Evernote Premium-Account gerade ausgelaufen ist. Mit diesem Artikel feuere ich quasi den Startschuss ab…
Ich beginne ab heute zeitgleich mit der Veröffentlichung des Artikels. In der Folge gebe ich wöchentlich einen kurzen Status, wie weit ich gekommen bin und was es für Probleme gab. Ich halte dich also auf dem Laufenden. 😉
Meine ersten Schritte für die nächste Woche:
- Notizen in Evernote sichten und ggf. löschen
- Importfunktion zu Notion testen und ausprobieren
- Workflow überlegen, wie ich die Daten ablegen will (Google Drive vs. Notion)
