Schon vor Jahren habe ich mich in das Thema Second Brain eingearbeitet. Der Begriff wurde vom Produktivitätsexperten Tiago Forte geprägt und beschreibt ein externes System, in dem wir unsere Gedanken, Ideen, Projekte und Aufgaben ablegen – damit unser Kopf frei bleibt.
Über die Jahre habe ich mein digitales System immer weiter entwickelt. Es begleitet mich durch meinen Arbeitsalltag und hilft mir, fokussiert, organisiert und kreativ zu bleiben. In diesem Artikel gebe ich dir einen Einblick in meine täglichen Workflows.
Mein Start in den Tag
Direkt nach dem Aufstehen starte ich nicht mit Social Media oder Nachrichten, sondern mit einem bewussten Check-in in mein Second Brain. Ich öffne mein bevorzugtes Tool (Obsidian) und erfasse in 3–4 Sätzen, wie ich geschlafen habe, was mich heute erwartet und was mich innerlich beschäftigt.
Das ist mein erster kleiner Braindump, bevor ich mit meiner Morgenroutine – den SAVERS von Hal Elrod – weitermache. (Wenn du mehr über SAVERS wissen möchtest, schreibe mir gerne.)
Aufgaben- und Projektmanagement im Alltag
Mein System für Aufgaben basiert auf zwei Ebenen:
- Bullet Journal für den täglichen Überblick und die grobe Planung
- Todoist für die zentrale Erfassung und Erinnerung an Aufgaben
In Todoist arbeite ich stark mit der Datumsfunktion, um meine wichtigsten Aufgaben gezielt anzuzeigen. Bei Projekten verlinke ich auf weiterführende Aufgabenlisten – zum Beispiel in Asana, das wir im Team nutzen. Der zentrale Anlaufpunkt bleibt jedoch Todoist.
Beruflich verwalte ich meine Aufgaben ergänzend mit einer Wochennotiz in Obsidian. Mein Bullet Journal liegt dabei aber immer griffbereit neben der Tastatur.
Notizen und Wissensmanagement
Alle Dateien und Dokumente landen bei mir zunächst im Download-Ordner. Von dort verschiebe ich sie regelmäßig in meine PARA-Struktur (nach Tiago Forte), hier habe ich ausführlich über PARA berichtet.
- Projects
- Areas
- Resources
- Archives
Diese Struktur verwende ich konsequent – auch beruflich. Kürzlich konnte ich dank ihr sogar eine längst vergessene Datei mit meinem Passwort-Backup innerhalb weniger Sekunden über die Suche in OneDrive finden.
Im Team ist das Wissensmanagement noch eine Herausforderung. Ich nutze SharePoint bzw. Confluence und versuche dort möglichst klar und nachvollziehbar zu dokumentieren. Für mich selbst bleibt Obsidian die erste Wahl, mittlerweile verwalte ich auch dort meine Kochrezepte, nachdem ich diese anfangs in Notion verwaltet habe!.
Kurze Reflexionsphasen
Am Abend reflektiere ich gerne meinen Tag:
- Handschriftlich in meinem 5-Jahres-Journal und Bullet Journal
- Digital in meiner täglichen Obsidian-Notiz oder durch das Verknüpfen neuer Gedanken im Zettelkasten-System
Häufig übertrage ich besonders wichtige handschriftliche Notizen per Foto in mein digitales Second Brain oder lagere diese erst einmal in Apple Notizen.
Der Tagesabschluss
In einer idealen Welt notiere ich mir am Abend die wichtigsten Aufgaben und Termine für den nächsten Tag – als Abschlussritual, um meinen Kopf zu entlasten. Das klappt aber nicht immer. Ich muss ehrlich gestehen, wenn ich es in 50% der Fälle schaffe, ist das schon ein gutes Ergebnis…
Oft durchsuche ich mein Second Brain auch einfach nach Infos oder lasse mich inspirieren. In den Abendstunden fehlt mir meist die Kreativität für größere Aufgaben – kleine To-Dos gehen aber noch.
Was funktioniert – und was (noch) nicht
Mein System ist nicht perfekt – aber es funktioniert für mich. Manchmal wünsche ich mir, es wäre noch schlanker. Doch mit Obsidian, Todoist, Apple Notizen und Bullet Journal habe ich Tools gefunden, denen ich vertraue.
Der größte Produktivitätshack ist für mich: Tools konstant nutzen, statt ständig neue auszuprobieren. Dadurch entsteht Klarheit und Raum für echte Fortschritte.
Eine der wichtigsten Tätigkeiten bei der Nutzung des Second Brains ist es aber, einmal in der Woche einen Wochenrückblick zu machen, seine Inboxen zu leeren und die kommende Woche zu planen. Ich mache das meistens am Sonntag und nehme mir dafür ca. 30-60 Minuten Zeit. Ich muss sagen, wirklich Spaß macht das aber nicht…
Fazit & Leserfrage
Mein Second Brain begleitet mich durch den gesamten Arbeitstag – mit einem möglichst simplen Ansatz. Statt mich in Tools und Methoden zu verlieren, reflektiere ich regelmäßig, was funktioniert.
Ich liebe es, Notizen zu erstellen – digital wie analog – und mein Leben durch ein einfaches System zu organisieren. Die Kombination aus Bullet Journal, Obsidian und klaren Workflows hilft mir, fokussiert und kreativ zu bleiben.
Wie sieht dein System aus? Welche Tools nutzt du in deinem Alltag? Teile es gerne in den Kommentaren!
Hallo Daniel,
vielen Dank für diesen interessanten Beitrag. Bei mir sieht es in Teilen ganz ähnlich aus. Dein ToDoist heißt bei mir Things3 und ist auch meine zentrale Anlaufstelle für ToDos. Die Aufgaben Termine und Notizen des Tages kommen bei mir auch in eine Art Bullet Journal auf Papier. Seit ich den Tag auf Papier plane bin ich deutlich ruhiger und entspannter geworden und kann klar ablenkungsfreier arbeiten.
Dein 5-Jahres-Journal ist bei mir auch ein Notizbuch. Hier habe ich eine Monatsübersicht mit ein paar Zielen und Habit-Trackern für den jeweiligen Monat. Und dann versuche ich regelmäßig ein Morgengedanken (oder Tagesgedanken oder Abendgedanken) festzuhalten. Aber das gelingt mir auch in höchstens 50% der Fälle. Ich neige dazu am Morgen direkt mit einer wichtigen Aufgabe zu starten, die mir meist schon einige Zeit im Kopf rumschreit. Das ist zwar morgens fantastisch. Den Preis zahle ich aber im Laufe des Tages, wenn ich den Überblick verliere.
Die Wochenplanung ist auch bei mir ein extrem schwacher Punkt. Meine Erfolgsquote liegt im einstelligen Prozentbereich. Das mag auch daran liegen, dass ich auf dem Kalender immer den Monat und nicht die Woche im Blick habe. Keine Ahnung, warum ich so ticke.
Und am Abend geht es mir ähnlich wie dir. Besonders wenn ich schon Sport gemacht habe ist der Antrieb, etwas wichtiges zu tun gleich Null.
Meine digitalen Notizen sammle ich zunächst in Apple Notes. Darin habe ich auch eine Projektübersicht abgelegt, die ich mit den Projektnotizen (Apple Notes) und der Projektablage (Finder / Devonthink 4) verlinkt habe. Dank ProNotes klappt das mit der Verlinkung recht schnell.
Mit Obsidian habe ich schon experimentiert, und ich habe die Einfachheit der Notizerstellung und Verlinkung geliebt. Aber irgendwie werde ich nach einer Weile immer wieder von der Komplexität des Programms erschlagen. Das finde ich schade, habe aber noch keinen Weg gefunden es zu ändern.
Beste Grüße
Wolfgang
Hallo Wolfagang, vielen lieben Dank für diesen extrem langen und wertvollen Kommentar. Wie kann ich dich weiterhin unterstützen, hast du ganz spezielle Fragen, die ich vielleicht in einem neuen Artikel beantworten könnte? Obsidian kann man auch sehr einfach und simpel nutzen, man braucht nicht viele Plugins, um zu starten. Wichtig ist nur, einfach dran zu bleiben!