Ich finde, es gibt nicht viel Nervigeres im beruflichen Umfeld, als den ganzen Tags in Meetings zu verbringen. Wenn dann noch Meeting-Einladungen ankommen, wobei man sich erst mal fragen muss, worum es geht, dann setzt das dem Ganzen die „Krone“ auf…
Meine 5 Regeln im Umgang mit Meeting-Einladungen
Daher bin ich ein klarer „Fan“ davon, folgende Regeln zu beachten, wenn ich meine Kollegen zu Terminen einlade:
- Den richtigen Betreff formulieren.
- Niemals eine leere Meeting-Einladung verschicken und ein klares Ziel definieren.
- Alle notwendigen Informationen und Dokumente (per Link) direkt teilen.
- Nur die wichtigsten Personen einladen, die ich für das Theme benötige.
- Realistisches Zeitfenster einplanen, aber besser kürzer als zu lang.
Für mich ist es essenziell, dass ich bereits in meiner Wochenansicht in Outlook erkennen kann, welche Termine ich habe und worum es sich dabei handelt. So kann ich super die eigene Planung in meinem Bullet-Journal erstellen.
Auf dem ersten Blick benötige ich daher den passenden Betreff mit dem entsprechenden Projekt oder Aufgabenbereich.
Die richtige Benennung der Meetings ist am wichtigsten
Hierbei ist es wichtig, einen entsprechenden Prefix wie „Projekt xy:“ zu verwenden und dann knapp in ein paar Worten den entsprechenden Termin zu formulieren. Das wäre in meinen Augen ein gutes Beispiel: „Relaunch Webseite: Abstimmung zwecks Projektstart“.
Wichtig ist außerdem, den Inhalt des Meetings kurz mit ein paar Stichpunkten zu formulieren und ein Ziel zu definieren. Im Nachgang erstelle ich so meine digitalen Meeting-Notizen.
Wenn dann noch die entsprechenden Informationen und Dokumente geteilt werden, können sich alle Teilnehmer vorbereiten. Und es bleiben wenig bis keine offene Fragen mehr. Hierbei kann man im Umfeld von Microsoft Teams am besten die Dokumente teilen anstatt diese als Anhang zu verschicken.
Stell dir auch immer wieder die Frage, welche Personen müssen tatsächlich dabei sein, um das Projekt voranzutreiben oder Thema zu klären!
Auch bin ich ein großer „Fan“ von kürzeren Terminen, um fokussiert ein Thema zu besprechen. In meinen Augen klappt das immer sehr gut und es wird wenig Zeit verschwendet, wenn jemand einen Blick auf die Agenda und die Zeit im Hintergrund hat.
Fazit: Probiere es einfach mal aus
Es sind nicht viele Formalitäten notwendig. Ich denke, mit diesen fünf Regeln habe ich dir ein paar wichtige Informationen mit an die Hand gegeben, um in Zukunft bessere Termineinladungen zu verschicken.
Was habe ich vergessen, welche Empfehlung kannst du mir noch für meine Termineinladungen geben?